ALV 2017

NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 9 JANUARI 2017

 

Aanwezig Bestuur

Plaatsvervangend voorzitter     P.M. Alblas

Plaatsvervangend secretaris    J. Manniën

Penningmeester                      R. Imthorn

Bestuursleden                         J. Pijnacker, J.P. Schrama, C. de Vries-Bloot

 

 

Leden en commissieleden

40 leden aanwezig, conform intekenlijst.

 

Afgemeld

Michel van der Bent, Wim van Rijn, Franken, Peter de Haas

 

 

Opening

Afgelopen jaren nieuwe banen en hekken gekregen die een mooie uitstraling geven aan het park waar we trots op mogen zijn.

 

Wij hebben 194 winterleden. Daaronder worden 3 gratis winterlidmaatschappen verloot.

Jan Paul trekt willekeurig de winnaars:

 

  1. Nr 39  = Janneke van Duyvenvoorde
  2. Nr 191 = Chantal Schilder
  3. Nr 185 = Jan Ravenbergen

 

Notulen ledenvergadering van 12 december 2014

Notulen worden goedgekeurd.

Ingezonden stukken

Michel van der Bent     Kunnen de lichtschakelaars kunnen worden verplaatst.

Peter Alblas                 We zijn bezig met een app zodat een paar mensen op afstand de lichten aan en uit kunnen zetten.

 

Mededelingen

Complimenten voor de seniorleden die regelmatig en vervolgens alles zo netjes opruimen.

 

Complimenten voor de organisatoren van de laddercompetitie. De banen bijna elke avond bezet en het brengt de nodige gezelligheid.

 

Complimenten voor de Jeugdcommissie want ze hebben dit jaar bijzonder veel georganiseerd.

 

Peter Alblas is vergeten om op de agenda van de ALV te melden dat er een vacature is voor de functie van Voorzitter. We blijven kandidaten persoonlijk benaderen.

 

 

Kascontrole en benoeming nieuwe kascommissie

Op 6 januari 2016 is de kascontrole uitgevoerd door Peter de Haas, Mark Duindam, in aanwezigheid van Jan Hogewoning. De controle heeft geen onregelmatigheden opgeleverd. Er wordt derhalve decharge verleend.

 

Ramon Barends stelt zich beschikbaar als nieuw reserve lid.

 

 

Financieel jaarverslag 2014/2015 en begroting 2015/2016

Zowel het financieel jaarverslag 2014/2015 als de begroting 2015/2016 worden goedgekeurd.

 

VRAGEN resultatenrekening:

Dennis Ooyendijk         De opbrengst van het Open Toernooi was in 2015 veel lager dan voorheen.

René Imthorn              Er waren minder deelnemers en in het finaleweekend was het zaterdag bijzonder heet waardoor de wedstrijden al om 07:00 uur begonnen. Op zondag stormde het. Kortom de baromzet was lager.

 

Aad vom Hofe              Waarom is de reële begroting van de contributie in 2015/2016 €54.075 terwijl het resultaat van 2014/2015 maar €43.597 is?

René Imthorn              De contributie van de winterleden is pas voor 1/6 deel in de begroting van 2014/2015 meegenomen. In de begroting van 2015/2016 wordt de wintercontributie totaal meegenomen.

 

Aad vom Hofe              Waarom worden de energiekosten voor 2015/2016 op €14.000 geschat? Dat is bijna verdubbeling.

René Imthorn              Meestal zijn de energiekosten €8.000. Het bedrag van €14.000 is een grove schatting. Er komen kosten bij door verwarming en gebruik van lichten in de winter. We moeten volgend jaar evalueren wat de wintermaanden kosten en opbrengen.

 

Aad vom Hofe              Blijft de contributie voor het winterlidmaatschap volgend jaar gelijk?

René Imthorn              Daar komen we straks op terug.

 

Dennis Ooyendijk        De Rente/Bankkosten in 2014/2015 was €2.164, dat veel meer is dan was begroot nl. €500.

René Imthorn              Dat komt door een betaling aan de Rabobank voor de vergoeding van de banen.

 

VRAGEN meerjarenbegroting:

Bram van der Meij       Waarom is Spaartegoed vanaf 2016 €0?

René Imthorn              Dat lijkt niet te kloppen en ga ik nog uitzoeken.

 

Bram van der Meij       Reservering toplaag 1 en 2 staat op €0 voor 2016, terwijl dit wel in de begroting is opgenomen voor €4.000.

René Imthorn              Dat lijkt niet te kloppen en ga ik nog uitzoeken.

 

 

Jaarverslagen van de diverse commissies

 

Technische Commissie

Op 28 maart 2015 ging het openingstoernooi van start waar 30 leden enthousiast aan deelnamen. Zij konden tevens genieten van een warm en koud buffet.

Aan de voorjaarscompetitie, van 3 april t/m 18 juni, hebben 18 teams meegedaan waarvan er 4 kampioen zijn geworden. Na afloop van de competitie was er een afsluiting voor de teams in de vorm van een BBQ, waar de kampioenen tevens in de bloemetjes werden gezet.

De clubkampioenschappen waren afgelopen jaar van 22 augustus t/m 6 september, 2 weken in de vorm van een afvalsysteem en dus dit jaar geen poules. Er waren 89 inschrijvingen.

De najaarscompetitie begon wederom in de week van de paardenmarkt 10 september. Daar hebben dit jaar 6 teams aan deelgenomen. Twee teams werder kampioen.

Open Toernooi

Na goede voorbereidingen ging zaterdag 27 juni het 16e Valkenburg’s Open van start. Dit keer 368 deelnemers, zo’n 40 minder dan het jaar ervoor. Dit was mede de oorzaak van het schrappen van het 50+ toernooi. Desondanks was het Open Toernooi een succes.

De bestaande OpenToernooi Commissie heeft aangegeven het stokje te willen overdragen, al zullen Cora de Vries en Wim van Rijn de nieuwe OTC waar nodig blijven ondersteunen. Gelukkig heeft zich een volledig nieuwe commissie aangediend, die momenteel al druk bezig is met de voorbereidingen van het 17e Valkenburg’s Open. Wij wensen de nieuwe commissie veel succes toe.

 

De seniorplusdag (door de KNLTB omgedoopt tot SeniorplusEvent) was op 12 juni. Met 48 deelnemers was het weer gezellig druk op het park. De goede sfeer werd mede ondersteund door de barcommissie en met name te noemen Peter de Vries die een sportieve lunch presenteerde.

Op verzoek van de nieuwe OTC zullen Cora en Wim dit SeniorplusEvent blijven organiseren. Nu niet meer 2-3 weken vóór het open toernooi, maar op de vrijdag tijdens het Open Toernooi. Het blijft dus wel een op zichzelf staand evenement en maakt geen onderdeel uit van het reguliere Open Toernooi.

 

Ledenadministratie

In 2015 hadden we 362 leden (in 2014: 348). Het aantal seniorleden daalde van 311 in 2014 naar 303 in 2015, maar het aantal jeugdleden steeg van 37 in 2014 naar 59 in 2015!

De daling van het aantal (senior)leden is minder dan voorgaande seizoenen, dus hopelijk is de landelijke trend doorbroken. De toename van het aantal jeugdleden komt met name door de leuke activiteiten, georganiseerd door de Jeugdcommissie, waarvoor dank!

Op dit moment hebben we 35 opzeggingen voor komend seizoen, met voornaamste redenen ‘een andere sport’ en ‘blessures’.

We hopen nog steeds op meer aanmeldingen vanuit Duyfrak.

Inmiddels wel bijna 200 enthousiaste winterleden. We hopen dat het wintertennis ook meer leden aan ons gaat binden.

Om de sfeer en verbondenheid te verbeteren zouden we graag nog meer competitieteams zien en meer deelnemers aan de activiteiten die o.a. de activiteitencommissie organiseert.

Meld je ook aan als je een keer een handje wilt hebben bij een van de commissies. Dat kunnen ze altijd gebruiken.

 

Barcommissie

De bar is een belangrijke inkomstenbron voor de vereniging, maar is de afgelopen jaren achtergebleven in winstgevendheid. Het is daarom van het grootste belang dat zoveel mogelijk mensen hun bardiensten draaien en dat dit goed en gestructureerd gebeurt.

Wij hebben voor komend seizoen een aantal maatregelen ingevoerd die de barbezetting weer optimaal moet maken: weer inschrijven via afhangbord.nl; je krijgt je tennispas pas als je je bardiensten hebt ingepland; vrijwilligers kunnen tegen een vergoeding van €25 een bardienst overnemen in geval van nood; boetes voor het niet komen opdagen bij de bardienst gaan we nu echt uitvoeren.

 

Verder is het mogelijk het clubgebouw ‘af te huren’ voor een feest van persoonlijke aard.

 

Graag wijzen we u er nogmaals op dat u in het bezit dient te zijn van een IVA-certificaat wanneer u achter de bar staat! Dat is wettelijk vastgelegd in de Drank- en Horecawet. Bij eventuele controle moet het certificaat getoond worden, anders krijgt de vereniging een boete. Dit kan online, is gratis en kost je hooguit 10-15 minuten.

PR commissie

We hebben dit jaar afscheid genomen van Intersport Katwijk als hoofdsponsor. Nog voor het seizoen van start ging hadden we al een nieuwe sponsor gevonden: Intersport Leiden.

Met de bonnen kun je alles kopen, niet alleen tennisspullen!

Het contract met C&M is opengebroken en opnieuw verlengd voor 5 jaar. Er zijn nieuwe doeken (die wij in de wintermaanden niet ophangen vanwege de harde wind).

 

Activiteitencommissie

De activiteitencommissie heeft veel georganiseerd afgelopen jaar, onder andere het Stamppottoernooi.

De BBQ tijdens de paardenmarkt ging niet door vanwege teweinig aanmeldingen.

Het 24 uurstoernooi is verschoven naar komend jaar.

En er komt nog meer aan: winterBBQ toernooi, voetbaltoernooi, après-ski toernooi, wijnproeverij, koppelklaverjassen.

Wanneer je wilt helpen, meld je dan aan!

 

 

Jeugdcommissie

In het voorjaar is er een ‘open middag’ georganiseerd voor zowel leden als niet-leden, waarbij ook leraren aanwezig waren. Er waren maar liefst 70 deelnemers! Daarna zijn er nog vele activiteiten georganiseerd: ouder-kind toernooi; Davis Cup op vrijdagmiddag samen met Katwijk en Rijnsburg (is succes, dus blijft bestaan); pannenkoekentoernooi; groepsapp (voor ouders); logeertoernooi met slapen bij de Peuk (heel succesvol!); pepernotentoernooi; rackettrekken.

 

Iedereen is heel blij met zo’n enthousiaste jeugdcommissie. Nogmaals complimenten!

 

Lidmaatschap

De kosten voor het Lidmaatschap voor jeugdleden blijft gelijk, namelijk €75; ze kunnen dan ook ’s winters tennissen.

Voor Senioren wordt de contributie als volgt:

  • Zomerlidmaatschap (april t/m september): €150 (is inclusief jaarlijkse stijging van €5)
  • Winterlidmaatschap (oktober t/m maart): €85 (voor niet-leden komt daar nog €20 bij voor een KNLTB pas)
  • Jaarrond lidmaatschap: €210 (dus €25 voordeel)

Deze prijzen zijn in lijn met die van andere verenigingen.

Iedereen is nu aangemeld als zomerlid. Binnenkort zal iedereen worden benaderd met de vraag of ze zomerlid, winterlid of jaarrondlid willen worden.

Als je jaarrondlid wordt, dien je de contributie in 1 of 2 keer te betalen.

Mocht het aantal leden dat kiest voor een jaarrondlidmaatschap overweldigend zijn, dan kan de contributie daarvan wellicht worden bijgesteld naar €200.

 

VRAGEN:

Aad Vom Hofe              Ik had die prijzen liever al in de agenda zien staan.

Peter Alblas                 De €85 voor het winterlidmaatschap was al eerder besproken. Verder is alleen het jaarrondlidmaatschap nieuw.

 

Dennis Ooyendijk         Wat is de leeftijdsgrens voor jeugd?

Jan Paul                        Vanaf het kalenderjaar waarin je 18 wordt, ben je senior.

 

Aad Vom Hofe              Komen er verschillende passen voor zomer- en winterleden?

Peter Alblas                 Dat is niet nodig. Zomerpassen worden op 1 oktober geblokkeerd waardoor ze niet meer kunnen afhangen. Het is trouwens wel belangrijk dat iedereen altijd afhangt, want daar wordt veel informatie uit gehaald. Denk  bijvoorbeeld aan de dagen en tijden dat bardienst gewenst is.

 

Ad ter Schuur              Hebben jullie overwogen om geld op je pasje te kunnen zetten, met als bij KLTV?

Peter Alblas                 Dat hebben we overwogen, maar dan heb je een heel nieuw kassa-systeem nodig.

René Imthorn              Een dergelijk systeem kost zo’n €4.000 tot €5.000.

 

Nel van Rijswijk            Je wilt geen vreemden op je park. Is het een idee om te zorgen dat je alleen de poort kan openen met je pasje?

Peter Alblas                 Hebben we overwogen, ook met name voor jeugdleden die geen sleutel hebben, maar ook dat kost duizenden euro’s. Dit heeft desondanks wel mijn voorkeur om geld aan uit te geven boven het hiervoor genoemde ‘geld op je pasje’.

 

Bram van der Meij       Als je nu denkt ‘ik word zomerlid’, maar in augustus bedenkt dat je toch ook winterlid wilt worden, hoe zit het dan met kosten.

Peter Alblas                 Dan betaal je €150 + €85 euro, en mis je dus de €25 korting van het jaarrondlidmaatschap.

 

 

Vrijwilliger van het jaar

Dit jaar is Peter de Haas vrijwilliger van het jaar!! Hij is lid van de PR commissie en activiteitencommissie en heeft ook veel voor de jeugdcommissie gedaan. Daarnaast is hij vaak bij bestuursvergaderingen aanwezig om hand- en spandiensten te verrichten.

 

 

 

Rondvraag

 

Aad Vom Hofe             Naar aanleiding van de notulen van vorige keer, wil ik graag complimenten uitbrengen voor het bestuur dat alles voor de nieuwe banen op tijd af was vóór de start van het seizoen! Applaus.

 

Nel van Rijswijk            Ik heb me geërgerd aan mensen die niet of verkeerd afhangen (met name ’s avonds).

Peter Alblas                 Dat heb ik niet eerder gehoord. Hebben meer mensen daar last van? Mochten spelers niet (goed) hebben afgehangen, dan heb je het recht om ze van de baan te sturen.

 

Kees Imthorn              De deur van het hek bij baan 4/5 draait de verkeerde kant open.

Peter Alblas                 Klopt helaas! Ik weet niet of dat te veranderen is, maar we gaan het uitzoeken.

 

Richard Volwater          De baromzet blijft achter. Is het een idee om het meebrengen van eigen hapjes (met name bij competitie) af te schaffen?

Peter Alblas                 Het is eerder ook al geprobeerd om dat af te schaffen, maar toen was er veel weerstand omdat het al jaren gedoogd wordt.

Daarnaast is dit van oudsher gebruikelijk binnen veel verenigingen.

Jan Paul Schrama         Dan moet er ook wel wat aan hapjes worden aangeboden door de bar.

Peter Alblas                 We nemen het mee.

 

 

De plaatsvervangend voorzitter sluit de vergadering om 17:30 uur.